Rapat ini dilaksanakan diruang Sekretaris Disdikbud Kabupaten sanggau yang dihadiri sekitar lebih kurang 50 orang yang terdiri dari berbagai unsur yaitu dari Disdikbud Sanggau, DAD kab Sanggau, SOPD, PDKS serta gabungan organisasi wanita dan unsur Masyarakat.
Plt. Kadis Disdikbud Kab Sanggau mengatakan rapat ini dilakukan dalam rangka persiapan panitia dan langkah – langkah rapat teknis dengan mengundang kecamatan – kecamatan untuk mengumpulkan informasi kesiapan untuk Gawai Dayak, serta dilakukan rapat teknis untuk membicarakan langkah – langkah selanjutnya. Juga Dalam rangka pembentukan kepanitiaan Gawai Dayak dan membicarakan teknis kegiatan, Sedangkan gawai Dayak sudah diputuskan pelaksanaannya pada tanggal 07 Juli 2017. Sambil menunggu SK maka dilakukan rapat – rapat secara teknis, jadi dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dan panitia bekerja sama dengan DAD Kabupaten Sanggau terus melakukan rapat.
Untuk jumlah panitia Gawai Dayak Kabupaten Sanggau berjumlah 148 orang dari berbagai SOPD, DAD Kab. Sanggau, unsur PDKS organisasi wanita dan unsur masyarakat.